5 Funções do Excel que Você Precisa Dominar para Ganhar Tempo

Dominar algumas funções do Excel pode fazer uma grande diferença na rotina de quem trabalha com planilhas. Em vez de executar tarefas manualmente, você pode somar informações com vários critérios, contar registros, criar classificações automáticas, localizar dados e gerar listas dinâmicas.

Neste guia, você vai conhecer cinco funções muito úteis: SOMASES, CONT.SES, SE, PROCX e FILTRO. Os exemplos utilizam uma base fictícia de vendas, com pedidos, vendedores, regiões, produtos, quantidades e faturamento.

1. SOMASES: some valores com vários critérios

A função SOMASES soma os valores de um intervalo somente quando todos os critérios informados são atendidos. Ela é especialmente útil em relatórios comerciais, análises por região e acompanhamento de metas.

Exemplo: para somar o faturamento da vendedora Ana na região Sudeste, considerando a coluna J como faturamento, D como vendedor e E como região, use:

=SOMASES(J5:J84;D5:D84;"Ana";E5:E84;"Sudeste")

O primeiro argumento é o intervalo que será somado. Em seguida, informe cada intervalo de critério e o critério correspondente. Você pode acrescentar outros pares de critérios quando precisar refinar a análise.

2. CONT.SES: conte registros com várias condições

A CONT.SES conta quantas linhas atendem simultaneamente a dois ou mais critérios. É útil para saber quantos pedidos um vendedor realizou em determinada região, quantos clientes pertencem a uma categoria ou quantos registros atendem a uma condição.

Exemplo: contar pedidos do vendedor Bruno na região Sul:

=CONT.SES(D5:D84;"Bruno";E5:E84;"Sul")

A lógica é semelhante à SOMASES, mas o resultado é uma quantidade de ocorrências, não uma soma de valores.

3. SE: crie decisões automáticas

A função SE testa uma condição e retorna um resultado quando ela é verdadeira e outro quando é falsa. Com ela, você pode criar classificações, alertas e regras de negócio.

Exemplo: classificar como Pedido alto os registros com faturamento igual ou superior a R$ 1.500:

=SE(J5>=1500;"Pedido alto";"Pedido padrão")

Neste caso, o Excel verifica o valor em J5. Se ele for maior ou igual a 1.500, exibe Pedido alto; caso contrário, exibe Pedido padrão.

4. PROCX: localize informações com flexibilidade

A PROCX procura um valor em um intervalo e retorna o dado correspondente de outro intervalo. Uma vantagem importante é que a coluna de retorno não precisa estar à direita da coluna de pesquisa, como ocorre na estrutura tradicional do PROCV.

Exemplo: procurar o código P103 na coluna de códigos e retornar o preço unitário da coluna I:

=PROCX("P103";C5:C84;I5:I84;"Não encontrado")

O quarto argumento define o que será exibido quando o código não for encontrado. A PROCX também permite configurar o modo de correspondência e a direção da pesquisa.

5. FILTRO: crie listas dinâmicas

A FILTRO retorna todas as linhas que atendem a uma condição. Diferentemente de uma busca que retorna apenas um resultado, ela pode apresentar uma lista inteira e expandir automaticamente para as células vizinhas.

Exemplo: retornar os registros da região Nordeste a partir da tabela de vendas:

=FILTRO(A5:J84;E5:E84="Nordeste";"Nenhum pedido")

Ao alterar o critério, a lista retornada é atualizada. Isso facilita a construção de relatórios e painéis interativos.

Como escolher a função certa?

SOMASES: quando você precisa somar valores com critérios.

CONT.SES: quando precisa contar registros que atendem a várias condições.

SE: quando precisa automatizar uma decisão ou classificação.

PROCX: quando precisa localizar um valor e retornar uma informação relacionada.

FILTRO: quando precisa exibir todos os registros que atendem a uma condição.

Baixe a planilha e pratique

Para acompanhar os exemplos, preparei uma pasta de trabalho com uma base de 80 pedidos fictícios, demonstrações das cinco funções e um desafio para você praticar. Baixe o arquivo Excel disponibilizado junto a este artigo e abra a aba Aula_5_Funcoes para acompanhar os exercícios.

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Desafio: teste o que aprendeu

Usando a base de vendas, tente calcular o faturamento da vendedora Carla na região Sul, contar os pedidos de Diego na região Sudeste, classificar os pedidos com a função SE, buscar o preço do produto P107 com PROCX e listar os pedidos do Centro-Oeste com FILTRO.

Qual dessas cinco funções você mais utiliza no seu trabalho? Conte nos comentários.